Laadittu 13.9.2018.
Päivitetty 21.2.2019.
Päivitetty 13.4.2020. (päivitykset tummennettu)
1. Rekisterin nimi
Turun yliopiston Satakuntalais-Hämäläisen Osakunnan Seniorit ry:n jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Turun yliopiston Satakuntalais-Hämäläinen Osakunnan Seniorit ry
Rehtorinpellonkatu 4-6 B, 20500 Turku
hallitus@shoseniorit.fi
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Henna-Riikka Palokangas
050 3564986
sihteeri@shoseniorit.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä Turun yliopiston Satakuntalais-Hämäläisen Osakunnan Seniorien jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista ja tiedotusta varten. Tiedoista voidaan koota ja julkaista tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 §:n 1 momentin 5 kohtaan.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi jäsenistä kerätään seuraavia tietoja:
Jäsenmaksutiedot
Sähköpostiosoite ja/tai maapostiosoite
Muut mahdolliset jäsenen itse antamat lisätiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään. Joissakin tapauksissa muuttuneita osoitetietoja voidaan tiedustella postilta, mikäli jäsen on antanut postille suostumuksensa osoitetietojen luovuttamiseen.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenen nimenomaisella suostumuksella jäsenen sähköpostiosoite voidaan lisätä Turun yliopiston Satakuntalais-Hämäläisen Osakunnan Seniorien hallinnoimille postituslistoille.
Jäsenrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville yhdistyksen hallituksen jäsenille.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista
Jäsenellä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu sekä henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja/tai korjauspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna postitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jäsenellä on henkilötietolain 30 §:n nojalla oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Jäsenrekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.
11. Tietojen käsittely ja säilytysaika
Jäsenrekisterin tietoja käsitellään vain yhdistyksen nimenkirjoittajien toimesta. Henkilötietoja säilytetään rekisteröidyn jäsenyyden ajan. Jäsentiedot poistetaan yhdistyksen jäsenrekisteristä, kun jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan kahteen (2) vuoteen tai ilmoittaa eroamisestaan.